Инструкция для HR по ведению Битрикс 24
Общие положения

CRM существует для того, чтобы
а. Компания вела учет всех активностей, базу клиентов и контактов
б. Сохраняла историю взаимодействия с клиентами , чтобы при передаче другому сотруднику можно было легко отследить о чем говорили с клиентом и какие предложения ему делали
в. Руководитель компании не погружаясь в процесс мог отследить показатели работы отделов, конверсию сотрудников, прибыль компании и т.д

Делать это она будет только при ее качественном ведении. Это должно быть выведено на уровень инстинкта. Сделал что-то - внес в CRM.

Все задачи ставятся только из карточки сделки, с которой вы сейчас работаете!
Все звонки, письма и активности, только из карточки. Ваша активность будет оцениваться по качеству ведения CRM и по внесенных туда задачах.
Работа с лидами
HR работает в канбане Сделки.
Сделка может придти через сайт , со страницы вакансии, с автоматическим указанием источника. Сотрудник может внести ее сам.
HR при получении сделки и начале работы с ней переносит его в статус "В работе". Это сигнал о том, что работа по вакансии начата. Автоматически ставится задача "Звонок" с текущей датой и временем.
HR связывается с кандидатом и заполняет его карточку на основе полученных сведений, если он создан вручную сразу заполняет из данных резюме.

Поле "Источник" может быть заполнено автоматически, если источник - сайт. Ничего удалять не нужно ни в поле Источник, ни в поле Дополнительно об источнике.
Если источник не определился, или кандидат вносится вручную, самостоятельно вносит его из выпадающего списка и пишет в поле Дополнительно об источнике.

Список источников:

    -сайт (+автоопределение в поле сведения об источнике)

    -HH

    -хантинг

    -рекомендация

    -почта входящий

    -хабр

    - другие доски объявлений


    Поле Отдел. В какой отдел претендует кандидат. Заполняется из выпадающего списка. В подборке можно выбирать просмотренных кандидатов в этот отдел.

    Работа с контактами
    Заполняется поле Контакт

    Ввести в поле имя клиента и убедиться, что его нет в базе, если есть, выбираем его и контакт привязывается к сделке. Если нет, нажимаем на "создать новый контакт" и заполняем поля

    • ФИО
    • Телефон
    • Почта
    • Комментарий ( если нужно, можно описать опыт работы, или какие-то особенности)
    НЕ заполняем поле должность в контакте ( сделке будет), так как контакты общие для продаж и эйчара, будут пересекаться.
    При создании контакта автоматически ответственным за него назначается создатель. В выборке можно смотреть "свои".
    Обязательно указываем тип контакта-Вакансия. Чтобы в фильтрах можно было их искать.
    Список должностей:

    HR-менеджер

    Офис-менеджер

    Контент-менеджер

    Копирайтер

    Фотограф

    Видеограф

    Дизайнер

    Ретушер

    Аккаунт-менеджер

    Таргетолог

    Контекстолог

    Seo-специалист

    Web-дизайнер

    Web-разработчик

    Web-разработчки tilda

    Менеджер проектов

    Руководитель web-отдела

    Руководитель отдела рекламы

    Директор компании

    Руководитель SMM отдела

    Менеджер по продажам

    Руководитель отдела продаж

    Motion-designer

    Web-designer


    Работа с лентой
    Все задачи вносить через карточку.

    Тип Звонок.

    Звонить прямо из карточки, нажимая на телефон, битрикс переадресовывает на стационарный и автоматом набирает номер. Звонок сохраняется в карточке, можно его прослушать, при возникновении спорных ситуаций, или чтобы вспомнить информацию)

    Ставится дата звонка. Текущая, если звонить сейчас, предполагаемая, если задача отложена. Если клиент просит перезвонить, или недозвон переставляется дата на оговоренное время. Пишется комментарий в задаче.

    Если звонок был через мобильник, hr вручную вносит задачу, закрывает ее и пишет комментарий о чем была речь.

    Если разговор закончен с каким-то результатом, задача закрывается с комментарием о чем был разговор (запись звонка не считается, слушать его-это время) и ставится новая задача, или лид перемещается в отказ. Без актуальных задач сделки быть не может. Они отмечены в канбане и hr контролирует отсутствие таких сделок.

    Тип Комментарий
    Стоит по умолчанию, можно произвольно писать все, что не входит в задачи. ВАЖНО! в комментарий прикрепляются все файлы, которые относятся к вакании: резюме, тестовое и т.д.
    Тип Встреча

    Аналогично на каждую встречу заводится задача. Отмечаются ее участники, если она совместная. Закрывается с комментарием о том, как она прошла.
    Тип Письмо

    Письмо пишется из битрикса, так же битрикс отправляет письмо от клиента в карточку.
    Если письмо пришло вам на личную почту, в месседжер и т.д. копируется сообщение и вставляется в виде комментария. Можно без задачи, просто в ленту.
    Тип ZOOM|Skype

    Аналогично звонить нужно из карточки, писать комментарии.
    Тип Задача

    Все задачи на других сотрудников и не подходящие под другие типы и т.д. Ставится ответственный и дэдлайн выполнения.
    Тип Ждать
    Если клиент перенес общение на известное время (но не более месяца). Ставится дата выхода из ожидания. Не стоит злоупотреблять этой стадией, если таких лидов/сделок много, то создается видимость, что все хорошо. Но чем больше времени пройдет, тем больше вероятность, что работу нужно будет начинать заново.
    Тип Ждать
    Если клиент перенес общение на известное время (но не более месяца). Ставится дата выхода из ожидания. Не стоит злоупотреблять этой стадией, если таких лидов/сделок много, то создается видимость, что все хорошо. Но чем больше времени пройдет, тем больше вероятность, что работу нужно будет начинать заново.
    Работа со стадиями
    По мере развития лид перемещается в стадии работы с ним.

    Делать это можно из карточки, или в канбане, перетаскивая карточку лида.
    При переносе в последние 2 стадии, сделки исчезают из канбана и их можно посмотреть в разделе Список, или в канбане, убрав фильтр Сделки в работе.

    Стадии

    • Новый ( те, которых занесла. но ними ничего не делала)
    • Отправлено тестовое задание
    • Собеседование с HR
    • Собеседование с руководителем
    • Оформление (когда мы его ожидаем)
    • Принят на работу
    • Отказ
    Причины отказа

    -Неадекватный кандидат (ведет себя странно, вызывающе и т.д)

    -Не компетентный кандидат, мало навыков

    -Не хочет менять место работы

    -Не подходит компании по духу

    -Не устраивает зп

    -Не устраивает неофициальное трудоустройство

    -Не целевой контакт (попал ошибочно)

    -Не ищет работу в данный момент

    -Плохие отзывы о кандидате

    -Хочет удаленную работу

    -В резерв (комментарий в карточке)

    -Другое (комментарий в карточке)


    Работа со фильтрами
    Чтобы работать со своими контактами нужно открыть вкладку Контакты и выбрать там параметр Вакансии. Фильтр ищет по типу контакта, потому очень важно проставлять его в карточке контакта.
    Можно выбрать диапазон, в который приходили кандидаты, чтобы удобно было искать.